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在档案、管理中环境的要求是非常严格，库房内温湿度变化是影响档案材料、老化变质的关键因素，合理控制馆内的温度和湿度是做好档案保存的首要工作。根据科学的数据证实，温度的控制会抑制蛀虫的生长，湿度的控制会控制霉菌的发育，所以档案馆的温湿度要求要严格。温湿度的控制有利于纸质的保存。因此，对档案库房实行环境监控势在必行，随着社会的进步和法律细分化，对档案库房环境管理要求越来越高。
档案室温湿度系统丨北京佰益传统账本是由打号机打好顺序号，一行信息对应一件藏品。对于一些需要很长备注的资料来说，如书法作品对应的文字介绍，登记空间无法满足要求。此外，美术资料成套的册页很多，动辄二三十页，一些书法册页甚至多达七八十页，每页都有不同的名称、画面信息，这么多页面全部登记入账是不现实的，只能用一个登记号登记该册页的总体信息造成了细节信息遗漏。藏品每做一次核对清点后，都要逐一做标记，作为普查信息保存下来，时间久了标记信息越来越多，会造成账本页面的凌乱、拥挤。
在清洁的时候需要用柔软的棉布，禁忌使用粗糙或太硬的抹布，因为这样会磨花架体表面的漆面，让密集架失去光泽。以上就是介绍的档案密集架的保养方法，在日常的使用中做到这些就可以延长密集架的使用寿命，还能减少维修的次数，为公司节省不必要的开支。
档案库房应有防盗措施，一般库房要加设防盗门窗。档案库房窗子要配挂窗帘，防止阳光直射库内；同时库房照明装置应以使用白炽灯为宜，避免日光灯中紫外线对档案的破坏。湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮剂。档案库房周围要灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，要建立严密的防火制度并配备消防灭火器材。为防止档案发生鼠害，库房应定期检查并投放灭鼠药。档案库房可通过洒冷水、机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象。有条件的单位应配备空调设备，以达到库房理想的温度。为防止灰尘对档案的损害，库房好加双层窗，同时利用吸尘器及时吸除档案柜架上的灰尘。档案柜架应防止防虫，以防档案害虫破坏档案。档案室温湿度系统丨北京佰益对老照片进行数字化处理，有利于老照片的保管。数字化后的照片直接贮存在光盘、磁盘等介质中，占用空间小，一张薄薄的光盘能够保存上百张照片档案数据，解决了日益增长的档案入库带来的库房面积不断扩张的压力。数字化后的照片档案查找便利，有利于保管。数码照片无限复制的特点让照片档案永葆青春，保存千秋万代。对库存老照片按年度形成顺序逐册逐张地进行扫描或翻拍，为了保护老照片，操作员好戴上棉质手套，以避免指纹、汗纹留在照片上造成污染，并注意轻拿轻放。
分辨率越高，扫描后的图像就越清晰，但同时考虑到图像文件的大小。色彩模式无疑会朝着彩色扫描发展，而分辨率的选择需要根据实际业务进行灵活设置。一般情况下，为了满足网络化查询利用，黑白图像采用200dpi就可以满足要求，彩像的扫描分辨率还可以低一些，具体参数可以根据扫描清晰度和质量因素进行综合选择。对于一些特殊的利用如承办展览等可以采用较高的扫描分辨率来进行。条为规范会计师事务所审计档案管理，保障审计档案的真实、完整、有效和安全，充分发挥审计档案的重要作用，根据《中华人民档案法》《中华人民注册会计师法》《中华人民档案法实施办法》及有关规定，制定本办法。
RFID技术是一种非接触式的自动识别技术，将RFID电子标签安装在被识别对象上以后，当其进入磁场时，电子标签与阅读器之间建立起无线方式的通讯，电子标签向阅读器发送存储在芯片中的产品信息，阅读器接收信息并进一步分析和解码后，传送给信息系统进行数据处理。RFID技术与一维条形码相比，具有多目标同时识别、识别距离远、速度快、存储容量大、抗干扰能力强等优点，且电子标签可以用酒精擦拭，更适合在行业推广应用。
档案室温湿度系统丨北京佰益值得注意的是，分辨率的选择既不可过低，也不可过高。如福建曾采用了50dpi的扫描分辨率，虽然容量小、费用低，但是根本无法实现上网查询利用，等于做了无用功;另一方面，如果一味追求过高的分辨率，则会导致容量过大，对于网上资源的传播也是一种负担。档案数字化后还要考虑文字识别(ocr)的运用，一般来说，文字识别主要用于全文检索之用，而非真正将扫描后的图像文件还原为文档，因而，就这一点看，不要以ocr的识别率来设置扫描分辨率，《纸质档案数字化技术规范》建议需要ocr识别的图像文件，分辨率200dpi，这是一个比较中性的标准。
更好的完成对于智慧档案馆的建造工作，就要达到一个更高的科学性，这才是自己所需要考虑到的，在实际建造的过程当中，需要注意到哪些方面的细节，是否可以更好的提升自己建筑物的功能和效果，防火防水系统是否可以实现一个很好的运行，要达到一个科学的设计模式，这才是自己所需要实现的，提升了每一个产品的功能和效果，保护了每一个档案的安全性，要注重这些方面的细节，达到自己科学的工作流程。
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